Si bien las reuniones pueden ser valiosas para crear sinergia y acceder al conocimiento de todos, tienen un costo oculto. Demasiadas reuniones desplazan tiempo que podría dedicarse a tareas importantes y pueden afectar negativamente la productividad.

De hecho, un estudio realizado por Atlassian encontró que, en promedio, un empleado pasa 31 horas al mes en reuniones improductivas, y el 91 % de los encuestados admite soñar despierto durante las reuniones. Esta es una experiencia que mis clientes de coaching también comparten conmigo.

Por eso es tan importante resaltar la necesidad de que las organizaciones sean más intencionales en sus reuniones y se aseguren de que sean productivas y atractivas para los empleados.

Entonces, ¿cómo podemos lograr esto? Hoy quiero compartir contigo algunas ideas para que tus reuniones sean más productivas.

1. Reducir la frecuencia.

Una forma efectiva de hacer que las reuniones sean más productivas es reevaluar la frecuencia de las reuniones periódicas. ¿Son realmente necesarias o pueden ser reemplazadas por reuniones menos regulares? Un cliente mío se hizo esta pregunta. Recientemente se había convirtido en el líder de un equipo que estaba acostumbrado a tener reuniones de actualización una vez por semana. Sin embargo, después de una cuidadosa consideración, quedó claro que ésta “reunión periódica heredada” no era necesaria. Al reducir la frecuencia de esta reunión a una vez al mes, se aseguró de que los miembros de su equipo tuvieran más tiempo libre para trabajar en otras tareas importantes.

2. Evaluar el canal

En lugar de una reunión, ¿podría suceder de una manera diferente? A veces no es necesario tener una reunión. ¿Podría ser un vídeo? ¿O un correo electrónico? Esta podría ser una configuración alternativa, especialmente si proporciona actualizaciones a las personas, y se convierte en una reunión de comunicación unidireccional, también conocida como reunión estática.

Por el contrario, si necesita una lluvia de ideas, una de preparación, resolución de un problema o un informe y evaluación de un proyecto, donde necesita la opinión de otras personas, entonces una reunión será el escenario ideal.

3. Limita la lista de invitados

Las reuniones pueden ser costosas, ya que requieren un tiempo valioso de las personas involucradas (minutos de su tiempo versus salario). Cuanto más larga sea la reunión y más personas participen, mayor será el costo. Esto no solo afecta el tiempo dedicado a la reunión, sino también el costo de oportunidad de no poder trabajar en otras tareas importantes.

Por eso es tan importante priorizar y evaluar qué reuniones son necesarias y qué asistentes se requieren. Como líder, puedes considerar invitar a personas específicas para ciertas partes de una reunión o solicitar su opinión de antemano, para minimizar la asistencia innecesaria y hacer que las reuniones sean más eficientes. En última instancia, al tener en cuenta a los asistentes y el propósito de la reunión, se puede aprovechar al máximo el tiempo de todos.

4. Envía la agenda con anticipación para reuniones productivas

Otro paso importante para realizar una reunión productiva es enviar la agenda con anticipación. Al hacer esto, permite que todos lleguen a la reunión con una comprensión clara de los temas que se discutirán y los objetivos de la reunión. Brinda a los participantes la oportunidad de preparar sus pensamientos y cualquier material necesario con anticipación, asegurando que la reunión sea más eficiente. Además, compartir la agenda permite a los asistentes determinar si se requiere su presencia durante toda la reunión o si pueden proporcionar información para una parte específica de la agenda.

Foto de Mikael Blomkvist

5. Acorta la reunión

Las limitaciones pueden ser una fuerza poderosa para ayudarnos a mantenernos enfocados. Al tratar de reducir las reuniones en solo 10 o 15 minutos, podemos crear suficiente tiempo para realizar otras tareas importantes. Esto puede ser especialmente beneficioso para asegurarnos de que no nos quedemos poniéndonos al día después del trabajo. Cuando las reuniones duran más de lo esperado, pueden consumir rápidamente un tiempo valioso que necesitamos para completar otro trabajo.

Una pequeña cosa que podemos hacer para ser más conscientes de la hora es tener relojes visibles en la sala de reuniones para ayudar a todos a estar al tanto de la hora.

6. Designe un encargado de la agenda

Si tener relojes visibles no ayuda a acortar sus reuniones, considera designar una persona o que maneje la agenda y el cronómetro para ayudar a facilitar una reunión productiva. Esta persona puede ser designada al comienzo de la reunión y se le puede otorgar la autoridad para redirigir las conversaciones que se salen del tema y garantizar que a cada elemento de la agenda se le asigne la cantidad de tiempo adecuada. Esta persona tiene la responsabilidad de que la reunion fluya sin problemas y asegurarse de que termine a tiempo. Al facultar públicamente a esta persona para que administre la reunión, será más probable que los asistentes se adhieran a los plazos asignados y se mantengan encaminados.

7. Resuma y revise los elementos de acción.

Al final de la reunión, resuma los puntos clave y revise los elementos de acción que deben abordarse. Esto puede ayudar a garantizar que todos estén en la misma página y entiendan lo que se espera de ellos para avanzar. Hacer un seguimiento después de la reunión para garantizar que se aborden los elementos de acción puede ayudar a garantizar que la reunión haya sido realmente productiva y que se esté progresando.

¿Tienes más consejos para llevar a cabo reuniones productivas que te ayuden a alcanzar tus metas y objetivos respetando el tiempo y la energía de todos? Por favor, compártalos en los comentarios a continuación.

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1. Decide cuáles son tus 3 prioridades semanales y diarias

Antes de comenzar a implementar técnicas de gestión del tiempo, es importante que definamos cuáles serán nuestras prioridades para la semana. Solo cuando hacemos esto, sabemos cuánto se debe asignar para lograr estas tareas. Por ejemplo:

– El miércoles – tienes una gran presentación

– Para el viernes: se debe enviar una propuesta y revisar y firmar algunos contratos

Tus 3 principales no son negociables

Por lo tanto, tu primer paso será establecer los plazos en stu calendario. Para que puedas tener una mejor visión general de cómo distribuir tu tiempo.

Luego, deberás decidir qué momentos bloquear para trabajar realmente en estas tareas. Si tienes una gran presentación el miércoles, deberás asignar algo de tiempo, ya sea el lunes, el martes o ambos, para preparar las diapositivas y asegurarte de estar listo para el gran momento.

Cuando tengamos esto definido, pasaremos a las 3 prioridades diarias

Tu top 3 del lunes sería

– Esquema de la presentación.

– Elaboración de gráficos para las diapositivas.

– Primer escaneo de contratos

Quizás te preguntes, ¿por qué escanear los contratos el lunes, si no vencen hasta el viernes? Bueno, ¿y si hay un error en el contrato y hay que cambiarlo? ¿O algo que no se discutió en la negociación? A menos que estés totalmente seguro de que las condiciones del contrato son correctas, no esperes hasta el último día para darle una mirada rápida.

Volvamos a las prioridades. Al igual que los semanales, estas 3 prioridades diarias  no serán negociables. Deberás bloquear períodos de tiempo para trabajar en esto sin interrupciones. Todo lo demás para ese día, se puede hacer después de haber completado tu top 3

2. Bloques de tiempo

¡OK! Has decidido tus prioridades semanales y también algunas de las diarias. El siguiente paso es bloquear tu agenda, así te aseguras de que no haya interrupciones o citas de última hora añadidas a tu calendario que te impidan centrarte en tus prioridades.

Si lo pones visualmente en tu calendario, te obligará a cumplir con tu compromiso y evitará que otros se apoderen de tu agenda y te reserven reuniones.

3. No rellenes la agenda a tope

Algo que siempre debes considerar al bloquear tu agenda es nunca rellenar la agenda a tope. No sabes lo que puede pasar. Puede ser que una de las tareas en las que estás trabajando te lleve más tiempo del esperado, o surja algo bastante urgente. Recuerda agregar siempre algo de tiempo de reserva en tu día para cualquier contingencia.

Lo ideal es que tengas el 10% de tu jornada laboral NO programada. Por lo tanto, si planea trabajar 6 horas ese día, tendrás 1 hora no reservada, para cualquier eventualidad

4. Enfócate en una tarea única

Es lunes, abres tu calendario y ve que su principal prioridad para el día es crear el diseño de la presentación y crear los gráficos para las diapositivas.

Si deseas asegurarte de terminar en las 3 horas que asignaste para esto, deberás realizar una sola tarea. Esto significa que no estarás trabajando en los gráficos mientras respondes rápidamente ese correo electrónico que acaba de llegar a tu bandeja de entrada. No crearás el esquema mientras revissa rápidamente tus mensajes een el teléfono.

La universidad de California hizo una investigación en gestión de tiempo y descubrió que una vez que nos distraemos, tardamos 23 minutos en volver a concentrarnos.

Por tanto el mito de la multitarea para ser más productivo es una total mentira. De hecho, somos más productivos si nos enfocamos en una cosa a la vez.

5. Gestión de tiempo con la técnica del Pomodoro

¿Qué pasa con los descansos? No somos robots, no se puede esperar que estemos sentados durante 3 horas sin necesitar una bebida o un pequeño descanso para estirar las piernas. Pero, ¿tomar un descanso dificultará mi concentración? ¿Perderé el flujo? Bueno, no pasará si lo hacemos de la manera correcta.

Te presento la técnica pomodoro. Me encanta este truco de productividad y gestión de tiempo porque ha cambiado mi forma de trabajar y también ha ayudado a mis clientes de coaching a ser más productivos.

Así es como funciona.

Pones tu temporizador en 25 minutos y trabajas sin interrupciones. Cuando el temporizador se apaga, se toma un pequeño descanso de 5 minutos. Este es tiempo suficiente para estirar las piernas y tomar algo. Cuando se acaban los 5 minutos, vuelves a tu escritorio y trabajas en otro incremento de 25 minutos.

¿Por qué esta técnica es tan sorprendente? Porque la investigación ha demostrado que podemos concentrarnos durante dos horas seguidas antes de que empecemos a sentirnos cansados ​​y perdamos el impulso. Sin embargo, si trabajamos en incrementos de 25 minutos, con un pequeño descanso después de cada incremento, en realidad podríamos permanecer completamente concentrados en una tarea por hasta tres horas o más.

6. Trabajo en lotes – Agrupa actividades similares

Otro truco para dominar la gestión del tiempo es agrupar actividades similares, para que puedan completarse al mismo tiempo. Por ejemplo, ¿necesita pagar facturas? Bloquea un tiempo en tu calendario una vez a la semana o cada dos semanas y reúne todas tus facturas en un solo lugar, para pagarlas al mismo tiempo. Agrupar actividades similares te ahorra tiempo, imagina si cada dos días buscaráa la factura, buscaráa la tarjeta trasera, iniciarás sesión en la cuenta bancaria, solo para repetir el proceso al día siguiente o dentro de dos días. Ahorra valiosos minutos, haciendo todos los pagos al mismo tiempo.

Se creativo con la técnica. Un cliente de coaching decidió que agrupará sus reuniones los martes y jueves por la tarde, por lo que fue más efectivo.

7. Período de enfoque de bloque

En este momento necesitamos defender nuestros calendarios y crear espacio para enfocarnos en las cosas que realmente mueven la aguja hacia nuestras metas. La única forma de hacerlo es con una buena gestión de tiempo y bloqueando estos períodos en los que podemos concentrarnos por completo en una tarea específica o cuando podemos trabajar por lotes de manera eficiente.

Entonces, además de apagar tu correo electrónico y teléfono para una sola tarea, también puedes bloquear tu calendario, para que sus colegas no te molesten en el chat o decidan invitarte para una reunión.

Por suerte cada vez es más común y aceptado bloquear unas horas en tu calendario con el término TIEMPO DE ENFOQUE. Un cliente mío ha ido tan lejos como para bloquear mañanas enteras para trabajar sin interrupciones en las 3 prioridades principales. Si abres su calendario, verá los lunes y jueves por la mañana bloqueados con HORA DE CONCENTRACIÓN: SIN REUNIONES, POR FAVOR.

Esto le ha permitido estresarse menos con todas las interrupciones constantes que recibía y estar más concentrada cuando asistía a las reuniones, porque no estaba pensando en su lista de tareas pendientes.

8. Documentar y crear procesos

¿Realiza algunas tareas de vez en cuando? ¿Y sigues olvidando pasos cada vez que los realizas? Entonces debes comenzar a documentar y crear listas  para que no tengas que pensar cada uno de los pasos para completar algo.

Déjame darte un ejemplo de otro cliente mío. Llamémoslo Mike. Mike es un pequeño empresario que tiene un contador para hacer los impuestos trimestrales por él. Sin embargo, Mike todavía necesita enviar toda la documentación al contador para que pueda procesarlos.

Uno de los desafíos para Mike era recordar todo lo que necesitaba enviar, y el contador seguía enviándole correos electrónicos porque faltaba información. Así que creó una lista de verificación de todas las cosas que debían enviarse al contador. Ahora solo echa un vistazo a la lista y comienza a marcar casillas. El contador nunca más le envió un correo electrónico después de sus envíos.

9. Gestión de tiempo con la regla de los dos minutos

Aprendí esta técnica de gestión del tiempo del libro Getting Things Done de David Allen y ha marcado una gran diferencia cuando manejo correos electrónicos.

La regla dice que si puedes dar una respuesta en 2 minutos o menos, lo haces de inmediato. ¿Cuántas veces nos hemos demorado en responder un correo electrónico o un mensaje de texto porque creíamos que no teníamos tiempo? Y cuando finalmente lo hicimos, ¿nos dimos cuenta de que era un esfuerzo tan pequeño?

Este truco también te ayuda a mantener tus correos electrónicos cortos y directos.

10. Regla de un toque

Finalmente, la regla de un toque que también se puede combinar con el consejo que te di anteriormente. Déjame hacerte otra pregunta. Cuántas veces no leemos el mismo correo una y otra vez, porque decidimos revisar el mensaje cuando estábamos fuera, o esperando en la fila, pero no pudimos responder o tuvimos que regresar a nuestro escritorio para enviar la información?. Esto significa que estamos «tocando el correo electrónico» varias veces al día y, por lo tanto, estamos perdiendo el tiempo. Con la regla de un toque, te veras obligado a leer tu correo electrónico cuando sabes que puede responder, y si no puede hacerlo en 2 minutos, tiene tres opciones: Programar, Delegar o Archivar

Por ejemplo: su jefe le ha pedido que prepare un informe sobre las ventas de las últimas dos semanas.

¿Eres capaz de hacer esto en 2 minutos? En realidad no, así que tendrás que programarlo.

¿La tarea necesita información de otra persona? Entonces lo delegas

Finalmente, si solo recibió una copia de un correo electrónico para otra persona, entonces lo archiva.

Al combinar estas dos reglas de gestión de tiempo, podrás tener una bandeja de entrada limpia con solo las actividades que necesita para seguir y, por lo tanto, liberar su mente del estrés.

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