Levante la mano si alguna vez se sentó en una reunión cansado, aburrido y pensando «Esto debería haber sido un correo electrónico». Todos hemos estado allí. Las reuniones que duran más de lo programado, el trabajo que se acumula mientras estamos sentados allí y la presión de apresurarse a otra reunión pueden contribuir a altos niveles de estrés.
Si bien las reuniones pueden ser valiosas para crear sinergia y acceder al conocimiento de todos, tienen un costo oculto. Demasiadas reuniones desplazan tiempo que podría dedicarse a tareas importantes y pueden afectar negativamente la productividad.
De hecho, un estudio realizado por Atlassian encontró que, en promedio, un empleado pasa 31 horas al mes en reuniones improductivas, y el 91 % de los encuestados admite soñar despierto durante las reuniones. Esta es una experiencia que mis clientes de coaching también comparten conmigo.
Por eso es tan importante resaltar la necesidad de que las organizaciones sean más intencionales en sus reuniones y se aseguren de que sean productivas y atractivas para los empleados.
Entonces, ¿cómo podemos lograr esto? Hoy quiero compartir contigo algunas ideas para que tus reuniones sean más productivas.
1. Reducir la frecuencia.
Una forma efectiva de hacer que las reuniones sean más productivas es reevaluar la frecuencia de las reuniones periódicas. ¿Son realmente necesarias o pueden ser reemplazadas por reuniones menos regulares? Un cliente mío se hizo esta pregunta. Recientemente se había convirtido en el líder de un equipo que estaba acostumbrado a tener reuniones de actualización una vez por semana. Sin embargo, después de una cuidadosa consideración, quedó claro que ésta “reunión periódica heredada” no era necesaria. Al reducir la frecuencia de esta reunión a una vez al mes, se aseguró de que los miembros de su equipo tuvieran más tiempo libre para trabajar en otras tareas importantes.
2. Evaluar el canal
En lugar de una reunión, ¿podría suceder de una manera diferente? A veces no es necesario tener una reunión. ¿Podría ser un vídeo? ¿O un correo electrónico? Esta podría ser una configuración alternativa, especialmente si proporciona actualizaciones a las personas, y se convierte en una reunión de comunicación unidireccional, también conocida como reunión estática.
Por el contrario, si necesita una lluvia de ideas, una de preparación, resolución de un problema o un informe y evaluación de un proyecto, donde necesita la opinión de otras personas, entonces una reunión será el escenario ideal.
3. Limita la lista de invitados
Las reuniones pueden ser costosas, ya que requieren un tiempo valioso de las personas involucradas (minutos de su tiempo versus salario). Cuanto más larga sea la reunión y más personas participen, mayor será el costo. Esto no solo afecta el tiempo dedicado a la reunión, sino también el costo de oportunidad de no poder trabajar en otras tareas importantes.
Por eso es tan importante priorizar y evaluar qué reuniones son necesarias y qué asistentes se requieren. Como líder, puedes considerar invitar a personas específicas para ciertas partes de una reunión o solicitar su opinión de antemano, para minimizar la asistencia innecesaria y hacer que las reuniones sean más eficientes. En última instancia, al tener en cuenta a los asistentes y el propósito de la reunión, se puede aprovechar al máximo el tiempo de todos.
4. Envía la agenda con anticipación para reuniones productivas
Otro paso importante para realizar una reunión productiva es enviar la agenda con anticipación. Al hacer esto, permite que todos lleguen a la reunión con una comprensión clara de los temas que se discutirán y los objetivos de la reunión. Brinda a los participantes la oportunidad de preparar sus pensamientos y cualquier material necesario con anticipación, asegurando que la reunión sea más eficiente. Además, compartir la agenda permite a los asistentes determinar si se requiere su presencia durante toda la reunión o si pueden proporcionar información para una parte específica de la agenda.
Foto de Mikael Blomkvist
5. Acorta la reunión
Las limitaciones pueden ser una fuerza poderosa para ayudarnos a mantenernos enfocados. Al tratar de reducir las reuniones en solo 10 o 15 minutos, podemos crear suficiente tiempo para realizar otras tareas importantes. Esto puede ser especialmente beneficioso para asegurarnos de que no nos quedemos poniéndonos al día después del trabajo. Cuando las reuniones duran más de lo esperado, pueden consumir rápidamente un tiempo valioso que necesitamos para completar otro trabajo.
Una pequeña cosa que podemos hacer para ser más conscientes de la hora es tener relojes visibles en la sala de reuniones para ayudar a todos a estar al tanto de la hora.
6. Designe un encargado de la agenda
Si tener relojes visibles no ayuda a acortar sus reuniones, considera designar una persona o que maneje la agenda y el cronómetro para ayudar a facilitar una reunión productiva. Esta persona puede ser designada al comienzo de la reunión y se le puede otorgar la autoridad para redirigir las conversaciones que se salen del tema y garantizar que a cada elemento de la agenda se le asigne la cantidad de tiempo adecuada. Esta persona tiene la responsabilidad de que la reunion fluya sin problemas y asegurarse de que termine a tiempo. Al facultar públicamente a esta persona para que administre la reunión, será más probable que los asistentes se adhieran a los plazos asignados y se mantengan encaminados.
7. Resuma y revise los elementos de acción.
Al final de la reunión, resuma los puntos clave y revise los elementos de acción que deben abordarse. Esto puede ayudar a garantizar que todos estén en la misma página y entiendan lo que se espera de ellos para avanzar. Hacer un seguimiento después de la reunión para garantizar que se aborden los elementos de acción puede ayudar a garantizar que la reunión haya sido realmente productiva y que se esté progresando.
¿Tienes más consejos para llevar a cabo reuniones productivas que te ayuden a alcanzar tus metas y objetivos respetando el tiempo y la energía de todos? Por favor, compártalos en los comentarios a continuación.
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