Gestión de tiempo: 10 consejos que transformarán tu semana

En estos tiempos ocupados, a todos nos vendría bien algunos consejos de gestión del tiempo para estar al tanto de todo lo que tenemos que hacer. Estos son los mejores consejos y trucos para ayudarlo a recuperar la tranquilidad.

1. Decide cuáles son tus 3 prioridades semanales y diarias

Antes de comenzar a implementar técnicas de gestión del tiempo, es importante que definamos cuáles serán nuestras prioridades para la semana. Solo cuando hacemos esto, sabemos cuánto se debe asignar para lograr estas tareas. Por ejemplo:

– El miércoles – tienes una gran presentación

– Para el viernes: se debe enviar una propuesta y revisar y firmar algunos contratos

 

Tus 3 principales no son negociables

Por lo tanto, tu primer paso será establecer los plazos en stu calendario. Para que puedas tener una mejor visión general de cómo distribuir tu tiempo.

Luego, deberás decidir qué momentos bloquear para trabajar realmente en estas tareas. Si tienes una gran presentación el miércoles, deberás asignar algo de tiempo, ya sea el lunes, el martes o ambos, para preparar las diapositivas y asegurarte de estar listo para el gran momento.

Cuando tengamos esto definido, pasaremos a las 3 prioridades diarias

Tu top 3 del lunes sería

– Esquema de la presentación.

– Elaboración de gráficos para las diapositivas.

– Primer escaneo de contratos

Quizás te preguntes, ¿por qué escanear los contratos el lunes, si no vencen hasta el viernes? Bueno, ¿y si hay un error en el contrato y hay que cambiarlo? ¿O algo que no se discutió en la negociación? A menos que estés totalmente seguro de que las condiciones del contrato son correctas, no esperes hasta el último día para darle una mirada rápida.

Volvamos a las prioridades. Al igual que los semanales, estas 3 prioridades diarias  no serán negociables. Deberás bloquear períodos de tiempo para trabajar en esto sin interrupciones. Todo lo demás para ese día, se puede hacer después de haber completado tu top 3

2. Bloques de tiempo

¡OK! Has decidido tus prioridades semanales y también algunas de las diarias. El siguiente paso es bloquear tu agenda, así te aseguras de que no haya interrupciones o citas de última hora añadidas a tu calendario que te impidan centrarte en tus prioridades.

Si lo pones visualmente en tu calendario, te obligará a cumplir con tu compromiso y evitará que otros se apoderen de tu agenda y te reserven reuniones.

3. No rellenes la agenda a tope

Algo que siempre debes considerar al bloquear tu agenda es nunca rellenar la agenda a tope. No sabes lo que puede pasar. Puede ser que una de las tareas en las que estás trabajando te lleve más tiempo del esperado, o surja algo bastante urgente. Recuerda agregar siempre algo de tiempo de reserva en tu día para cualquier contingencia.

Lo ideal es que tengas el 10% de tu jornada laboral NO programada. Por lo tanto, si planea trabajar 6 horas ese día, tendrás 1 hora no reservada, para cualquier eventualidad

4. Enfócate en una tarea única

Es lunes, abres tu calendario y ve que su principal prioridad para el día es crear el diseño de la presentación y crear los gráficos para las diapositivas.

Si deseas asegurarte de terminar en las 3 horas que asignaste para esto, deberás realizar una sola tarea. Esto significa que no estarás trabajando en los gráficos mientras respondes rápidamente ese correo electrónico que acaba de llegar a tu bandeja de entrada. No crearás el esquema mientras revissa rápidamente tus mensajes een el teléfono.

La universidad de California hizo una investigación en gestión de tiempo y descubrió que una vez que nos distraemos, tardamos 23 minutos en volver a concentrarnos.

Por tanto el mito de la multitarea para ser más productivo es una total mentira. De hecho, somos más productivos si nos enfocamos en una cosa a la vez.

5. Gestión de tiempo con la técnica del Pomodoro

¿Qué pasa con los descansos? No somos robots, no se puede esperar que estemos sentados durante 3 horas sin necesitar una bebida o un pequeño descanso para estirar las piernas. Pero, ¿tomar un descanso dificultará mi concentración? ¿Perderé el flujo? Bueno, no pasará si lo hacemos de la manera correcta.

Te presento la técnica pomodoro. Me encanta este truco de productividad y gestión de tiempo porque ha cambiado mi forma de trabajar y también ha ayudado a mis clientes de coaching a ser más productivos.

Así es como funciona.

Pones tu temporizador en 25 minutos y trabajas sin interrupciones. Cuando el temporizador se apaga, se toma un pequeño descanso de 5 minutos. Este es tiempo suficiente para estirar las piernas y tomar algo. Cuando se acaban los 5 minutos, vuelves a tu escritorio y trabajas en otro incremento de 25 minutos.

¿Por qué esta técnica es tan sorprendente? Porque la investigación ha demostrado que podemos concentrarnos durante dos horas seguidas antes de que empecemos a sentirnos cansados ​​y perdamos el impulso. Sin embargo, si trabajamos en incrementos de 25 minutos, con un pequeño descanso después de cada incremento, en realidad podríamos permanecer completamente concentrados en una tarea por hasta tres horas o más.

 

6. Trabajo en lotes – Agrupa actividades similares

Otro truco para dominar la gestión del tiempo es agrupar actividades similares, para que puedan completarse al mismo tiempo. Por ejemplo, ¿necesita pagar facturas? Bloquea un tiempo en tu calendario una vez a la semana o cada dos semanas y reúne todas tus facturas en un solo lugar, para pagarlas al mismo tiempo. Agrupar actividades similares te ahorra tiempo, imagina si cada dos días buscaráa la factura, buscaráa la tarjeta trasera, iniciarás sesión en la cuenta bancaria, solo para repetir el proceso al día siguiente o dentro de dos días. Ahorra valiosos minutos, haciendo todos los pagos al mismo tiempo.

Se creativo con la técnica. Un cliente de coaching decidió que agrupará sus reuniones los martes y jueves por la tarde, por lo que fue más efectivo.

7. Período de enfoque de bloque

En este momento necesitamos defender nuestros calendarios y crear espacio para enfocarnos en las cosas que realmente mueven la aguja hacia nuestras metas. La única forma de hacerlo es con una buena gestión de tiempo y bloqueando estos períodos en los que podemos concentrarnos por completo en una tarea específica o cuando podemos trabajar por lotes de manera eficiente.

Entonces, además de apagar tu correo electrónico y teléfono para una sola tarea, también puedes bloquear tu calendario, para que sus colegas no te molesten en el chat o decidan invitarte para una reunión.

Por suerte cada vez es más común y aceptado bloquear unas horas en tu calendario con el término TIEMPO DE ENFOQUE. Un cliente mío ha ido tan lejos como para bloquear mañanas enteras para trabajar sin interrupciones en las 3 prioridades principales. Si abres su calendario, verá los lunes y jueves por la mañana bloqueados con HORA DE CONCENTRACIÓN: SIN REUNIONES, POR FAVOR.

Esto le ha permitido estresarse menos con todas las interrupciones constantes que recibía y estar más concentrada cuando asistía a las reuniones, porque no estaba pensando en su lista de tareas pendientes.

8. Documentar y crear procesos

¿Realiza algunas tareas de vez en cuando? ¿Y sigues olvidando pasos cada vez que los realizas? Entonces debes comenzar a documentar y crear listas  para que no tengas que pensar cada uno de los pasos para completar algo.

Déjame darte un ejemplo de otro cliente mío. Llamémoslo Mike. Mike es un pequeño empresario que tiene un contador para hacer los impuestos trimestrales por él. Sin embargo, Mike todavía necesita enviar toda la documentación al contador para que pueda procesarlos.

Uno de los desafíos para Mike era recordar todo lo que necesitaba enviar, y el contador seguía enviándole correos electrónicos porque faltaba información. Así que creó una lista de verificación de todas las cosas que debían enviarse al contador. Ahora solo echa un vistazo a la lista y comienza a marcar casillas. El contador nunca más le envió un correo electrónico después de sus envíos.

 

9. Gestión de tiempo con la regla de los dos minutos

Aprendí esta técnica de gestión del tiempo del libro Getting Things Done de David Allen y ha marcado una gran diferencia cuando manejo correos electrónicos.

La regla dice que si puedes dar una respuesta en 2 minutos o menos, lo haces de inmediato. ¿Cuántas veces nos hemos demorado en responder un correo electrónico o un mensaje de texto porque creíamos que no teníamos tiempo? Y cuando finalmente lo hicimos, ¿nos dimos cuenta de que era un esfuerzo tan pequeño?

Este truco también te ayuda a mantener tus correos electrónicos cortos y directos.

10. Regla de un toque

Finalmente, la regla de un toque que también se puede combinar con el consejo que te di anteriormente. Déjame hacerte otra pregunta. Cuántas veces no leemos el mismo correo una y otra vez, porque decidimos revisar el mensaje cuando estábamos fuera, o esperando en la fila, pero no pudimos responder o tuvimos que regresar a nuestro escritorio para enviar la información?. Esto significa que estamos «tocando el correo electrónico» varias veces al día y, por lo tanto, estamos perdiendo el tiempo. Con la regla de un toque, te veras obligado a leer tu correo electrónico cuando sabes que puede responder, y si no puede hacerlo en 2 minutos, tiene tres opciones: Programar, Delegar o Archivar

Por ejemplo: su jefe le ha pedido que prepare un informe sobre las ventas de las últimas dos semanas.

¿Eres capaz de hacer esto en 2 minutos? En realidad no, así que tendrás que programarlo.

¿La tarea necesita información de otra persona? Entonces lo delegas

Finalmente, si solo recibió una copia de un correo electrónico para otra persona, entonces lo archiva.

Al combinar estas dos reglas de gestión de tiempo, podrás tener una bandeja de entrada limpia con solo las actividades que necesita para seguir y, por lo tanto, liberar su mente del estrés.

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